英文信函打法技巧

用英文打字机抄打信函，包括商业信函、公函和私人信函的一种技巧，是英文打字实用性技能之一。信函的内容主要有信函的头衔，日期，邮送方式，收信人姓名及住址；经办人，称呼，事由，信文，自谦语，签字，姓名略写，附件，副本，再启等。信函的抄打格式一般有半齐形、齐形、全齐形、斜形四种。半齐形信函的每段信文第一行均缩进五格，自第六格开始打；其余各项抄打的格式均与齐形信函相同。此种格式整齐、美观、故常多见。齐形信函的抄打格式除日期、自谦语、公司负责签字人姓名及职衔外，均自左边开始抄打。此抄打格式整齐、美观、容易、亦为常见的一种。全齐形信函格式抄打容易，又省时间，故目前甚为流行，且以美国各公私机构使用者较多。斜形信函除每段信文的第一行缩进五格外，收信人姓名住址每行较上行都缩入五格，其他各项则依照半齐形信函格式抄打。此种格式为一种古老式的信函，因此，抄打比较麻烦，亦极为少见。
信函中的信衔和信文各行的标点应按规定抄打，但日期、收信人姓名及其住址、称呼、自谦语、签名和职称等行尾的标点则有下列三种使用方法：①开放式标点。此种信函除信文外，日期、收信人及其地址、称呼、自谦语等项的各行行尾，都不抄打标点；但略写字仍必须依照规定使用句号。②混合式标点。此种信函的日期及收信人及其住址各行行尾，都不必抄打逗号，商业性的信函及公函则用冒号。自谦语后面抄打逗号。此种标点的信函，在我国和美国多喜采用。③关闭式标点。此种信函的日期行后要加打一句号。收信人姓名及信址各行后要加打一逗号，最后一行要加打一句号。在称呼之后，较私人性的信函应用逗号，至于商业性的信函及公函则用冒号。自谦语后用逗号。签字人姓名各行后加打一逗号。签字人职衔后要加打一句号。其他各项识别，如拟稿人及打字员姓名缩写，附件、副本等后要加打一句号。信封的打法一般包括寄信人姓名及地址；收信人姓名地址；邮票，邮递方式；其他识别等。寄信人姓名及地址的位置打在信封左上角，自信封上端起的第二行，及离左边空三个空格，先打寄信人姓名，然后再打门牌号码、道路、县、市、省和国名。收信人姓名及住址的打法有齐形和斜形二种，最好打齐形。行间用单行间隔；住址应限于三、四行，最好不要超过五行。邮送方式全部采用英文大写字体，打在右上角邮票之下，不得低于收信人住址上三行。其种类有：航空信、挂号信、快信、双挂号信。如有下列各项的指示，应打在信封的左下角处。如：亲启、紧急、经办人、转交、留交、无价值样品、印刷品、样品、机密、介绍某某先生等。
抄打英文信函应注意：①务必按信函的规定抄打。②完毕后，应详加检视，有错的信函应当重打，养成良好的正确打字观念。③副本较多可用复写纸抄打，如副本很多用蜡纸抄打后油印。④打信封时先将信封的封背朝自己，封口一边向下，卷进卷筒左边转入。⑤如使用有窗口信封时，信内的收信人及住址，应打在信纸固定的位置上，然后经过折叠，使信内打好的收信人及地址，经信封透明窗口露出。⑥练打信封时，使用真的信封，不太经济；可将纸张折叠成信封进行练习，或以旧信封代替，进行抄打训练。